O eSocial é a nova obrigação acessória que todas as empresas e órgãos públicos terão que cumprir para gerar informações à Receita Federal, Previdência Social, Ministério do Trabalho e Caixa Econômica Federal sobre todas as relações onerosas de trabalho. Faz parte do SPED – Sistema Público de Escrituração Digital.
O eSocial já é considerado o maior dos SPEDs, por abranger a totalidade de empresas e gerar informações de todos os trabalhadores com vínculo de trabalho formal no país.
Através do Decreto 8.373/14 foi instituído oficialmente o eSocial e já em 2015 será aberto o ambiente de testes para envio de arquivos.
O eSocial terá como objetivos: maior transparência fiscal para os entes participantes, garantia de direitos aos trabalhadores e uma futura simplificação de processos para os empregadores, já que o eSocial pretende substituir as declarações GFIP, RAIS, CAGED e DIRF.
Mas será que as empresas contábeis – que atendem a maioria dos pequenos negócios no Brasil – estão preparadas para vencer este desafio? Tempo há, porém algumas ações precisam ser iniciadas, para o êxito no atendimento da nova obrigação.
Leia a seguir dez dicas com providências imediatas a serem tomadas para que as empresas contábeis tenham êxito na implantação do eSocial junto aos seus clientes.
1) Comunicar às empresas: os pequenos empregadores geralmente estão mais focados em seus negócios e não acompanham a legislação em detalhes. A empresa contábil pode promover uma palestra ou visitar cada um dos clientes para informar sobre a chegada do eSocial. Depois tal comunicação deverá ser formal – por escrito, para definir prazos e regras para o cumprimento das novas obrigações.
No portal do eSocial há uma apresentação-padrão disponibilizada pelo Comitê Gestor que poderá ser utilizada.
2) Mudar paradigmas e procedimentos: talvez a parte mais difícil. Deixe claro aos empregadores que a legislação trabalhista, fiscal e previdenciária deverá ser cumprida à risca. Haverá cruzamento de informações, as admissões deverão ser enviadas antes do início no trabalho, o pagamento das férias deve ser feito dois dias antes (já que será informado no eSocial) e as Rescisões Contratuais serão informadas no mesmo prazo do pagamento. Crie um lista com os prazos que s documentos precisam chegar na empresa contábil para o cumprimento das obrigações.
3) Atualizar exames médicos e laudos de Medicina e Segurança do Trabalho: Faça um levantamento das datas dos exames médicos periódicos e também levante as datas da atualização dos laudos de medicina e segurança do trabalho em todas as empresas. Tais informações serão solicitadas no eSocial e o PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário – passará a ser eletrônico com a entrada do eSocial em vigor, o que exigirá que todas as atividades sejam descritas – mesmo para as atividades não expostas a agentes nocivos.
4) Rever contratos de Estagiários: O cumprimento da Lei do Estagio – Lei 11.788/08 – será cobrado através do eSocial. O exame médico é exigido pela legislação, bem como a designação de um supervisor com formação ou experiência profissional na área do estágio. Tal supervisor será identificado no eSocial com nome e CPF. Caso não atenda a legislação, o estágio poderá ser considerado como vínculo empregatício. Reveja os contratos de estágio nas empresas clientes e corrija o que não estiver de acordo com a lei 11.788/08. No site do Ministério do Trabalho há o Manual de Aprendizagem, disponível para download.
5) Analisar a Tributação: Todos os proventos e descontos serão informados no eSocial, havendo o envio da Tabela de Rubricas já no Cadastro Inicial e uma "cópia" da folha de pagamento mensalmente, onde Governo e Trabalhadores terão acesso a todos os dados. A Tabela de rubricas informará aos entes participantes a tributação de todos os proventos. Reveja se as tributações dos proventos pagos pelas empresas estão de acordo com a legislação vigente.
6) Fazer a Qualificação Cadastral: Será necessário fazer a Qualificação Cadastral de todos os trabalhadores, que é o batimento do "Nome X Data de Nascimento X CPF X NIS (PIS/PASEP/NIT)". Aguarde a divulgação do aplicativo e assim que estiver disponível, faça a qualificação dos trabalhadores, inclusive dos estagiários e empregados afastados. Posteriormente, sempre que houver uma admissão a qualificação deverá ser realizada antes do envio, para evitar bloqueios dos cadastros.
7) Identificar as atividades da empresa: Reveja todas as atividades das empresas. A melhor forma é ligar para empresa e perguntar quais atividades ela desenvolve. Tal procedimento é necessário para conferir os contratos sociais, alvarás e cadastro no CNPJ, além de informar corretamente a Classificação Tributária da empresa no eSocial.
8) Promover treinamento e capacitação: Capacite os empregados do Setor de Pessoal. Se na empresa cliente houver algum colaborador que possa fazer o contato com a empresa contábil, recomendamos também a capacitação do colaborador. No portal do eSocial há um arquivo de "Perguntas Frequentes" com várias perguntas respondidas pelo Comitê Gestor do eSocial e recomendo o download. Mas não é só para conhecer o eSocial A capacitação contínua nas áreas trabalhista e previdenciária serão necessárias, já que o eSocial abrangerá todas as informações de tais áreas.
9) Criar equipe "eSocial" e Plano de Ação: Designe um líder do eSocial e uma equipe multidisciplinar para estudar a implantação do eSocial. O líder deve ter um conhecimento aprofundado sobre a legislação trabalhista, previdenciária e sobre o eSocial. O plano de ação pode ser o conhecido como "5W2H" (Quem faz, quando faz, como faz, porque faz, quanto custa etc), gerando um documento para cada um dos arquivos/eventos do eSocial.
10) Comunicar sobre Multas e Penalidades: Envie uma lista das penalidades já existentes na legislação trabalhista e previdenciária em caso de descumprimento das obrigações por parte do empregador. Lembre também que segundo o Regulamento do FGTS (Decreto 99.684/90), o empregador que deixar de pagar o FGTS não poderá pagar pro-labore e em caso de mora de mais de três meses também poderá perder os incentivos fiscais, como a continuação na tributação do Simples Nacional.
Todos os sistemas que gerarem dados para o eSocial precisão ser adaptados, porém as dicas expostas não necessitam de novos programas e tão somente de ação imediata. Há bastante trabalho a fazer enquanto não chega a obrigação final.
E aí, vai ficar esperando? Mãos à obra!
Boa sorte e fique com Deus!
Zenaide Carvalho
Administradora e Contadora
www.zenaidecarvalho.com.br
https://www.facebook.com/groups/esocialnapratica
Fonte: Guia eSocial
Nenhum comentário:
Postar um comentário